透過房產CRM管理銷售策略─終極指南

一、您必須全盤掌握的房產任務

房地產業可沒有什麼「稀鬆平常的一天」這回事，但還是存在著某些房仲必須全盤掌握的任務。

房仲每天都得處理許多行政庶務，同時負責尋找新客戶和成交，而成功的關鍵就在於找出有效利用時間完成這些任務的方法。

房仲每天必須處理的行政庶務包含：

• 輸入資料
• 建立並管理客戶資料庫
• 安排會議、公開賞屋，以及陪客戶鑑價
• 房產文件、同意書和租賃紀錄的填寫、遞交和歸檔
• 產出預算週報、月報和季報
• 研究、編纂物件的市場比較分析報告
• 回覆Email和電話
• 更新公司網站以及社群媒體專頁

除了行政庶務之外，房仲還得主動開發潛在買家和賣家，畢竟少了客戶買賣房屋，您就沒有收入。

行前規劃房產潛客開發活動，確保您的銷售漏斗少不了熱騰騰的潛在客戶，而最有效率的做法是將流程盡可能自動化，也就是透過銷售CRM系統。

房產銷售漏斗和其他產業些許不同，它所涵蓋的範圍從初次會面的陌生訪客，到準備交出聯絡資訊的有效潛在客戶(Qualified Lead)。

其他潛客開發活動可能比較傳統些，像是透過您的人際網絡、生意夥伴以及其他潛在客戶的推薦。

時間就是金錢，而上述這些任務可能會耗上大量的時間，所以新時代的房仲採取以下其中一種做法：聘僱助理，或是尋求房產CRM的協助。

二、典型的任務管理設立方式

房產任務管理所帶來的好處遠超過節省時間。隨時掌握每日任務並將一切整頓得井然有序能夠舒緩房仲公司內的壓力，同時提高生產力。我們都知道，心情愉悅的房仲才會是具有生產力的房仲。

若您正在多個平台間同時處理一堆任務，可能感到壓力纏身。把所有任務都帶入同一個平台有效管理，能讓您的房仲工作組織得更加簡潔。

好處1：潛客開發與培養

大部分的人都會在生命某個時間點租屋、買屋或售屋，這代表說您在房產生涯中遇到的幾乎每一個人都是潛在客戶。

典型的房仲日常包含與高意願潛在客戶連絡、回覆網站上的問題，以及培養一般潛在客戶。少了任務管理系統坐鎮，您可能會把潛在客戶管理得亂糟糟。

有效追蹤潛在客戶可以拆分成6大步驟：

1. 開發潛在客戶
2. 判斷潛在客戶的品質
3. 培養潛在客戶
4. 分配潛在客戶
5. 追求潛在客戶（銷售流程、銷售漏斗）
6. 追蹤與報告

有套系統去按時追蹤潛在客戶乃成敗之關鍵。您必須提供給潛在客戶端到端(End to End)的全方位銷售體驗，在每一個接觸點(Touch Point)都加上價值並提供正確資訊。

好處2：處理會議和賞屋

無論您是銷售房屋或是幫客戶找尋夢想住家，通常都會花上一整天大部分的工作時間直接與客戶共事。不只這樣，一路上您還得和中間人、貸款人員合作，當然也少不了公司內的其他房仲。

舉例來說，正規會議給了房仲們機會去分享新的客戶清單、更新降價資訊，並討論買家需求。更別提會議還能幫助房仲搓合買賣雙方。

不過這些事情可能會把房仲公司推入營運的痛苦深淵。

若您有使用CRM系統進行任務管理，系統會自動安排會議時間，並透過第三方應用程式分享檔案，像是Google雲端硬碟或OneDrive。

這樣不僅讓會議更有效率，也避免大家Email傳來傳去浪費時間。

好處3：組織好日常性任務

線上管理任務比起紙本記錄還要容易，而且不會把您的書桌搞成一團亂。

線上管理任務其中一個最大的好處是讓您將日常性的任務組織清楚並自動化。

使用任務管理工具是處理無聊任務的好辦法，像是輸入資料。許多工具都在雲端上運行，代表您可以統籌一切，即使人不在辦公室也能掌握。

好處4：掌控專業認證

擁有有效的專業認證是可靠房仲的基本功。

這雖然不算是每日代辦任務，房仲還是得維持教育點數，證照才不會失效。許多希望在公司步步高升的房仲，還會額外考取其他證書來提高資歷與產業競爭力。

所以將維持認證加入您的任務清單，確保自己永遠都不會落後於標準。

三、管理房仲業的銷售CRM

每家房仲公司都有自己一套任務管理系統的建立方式，不過所有房地產買賣或銷售流程大抵上都遵循同一組公式。我們拆分成兩大階段後，會得到尋覓階段與購買階段。

把所有成交該做的事情整理好，您的任務管理流程應該會看起來像這樣：

• 準備物件銷售素材
  • 舊屋新裝
  • 促銷
• 安排與客戶的首次會議以及說明
• 執行市場比較分析
• 規劃賞屋
  • 公開賞屋
  • 私人賞屋
• 評估買家品質
• 執行房屋鑑價
• 安排物件最終檢驗
• 最後協商
• 準備紙本作業
  • 物件契約
  • 為買家蒐集賣家所有物件和稅金相關的帳單
  • 蒐集保險證明和地方配置圖
  • 簽署購買同意書
• 從網站和社群媒體撤下物件的宣傳資訊

另一方面，線上管道的任務管理建構起來完全不一樣：

• 建立物件的登陸頁面(Landing Page)
• 建立彈跳式資訊來鼓勵潛在客戶訂閱公司電子報
• 撰寫電子報並發送給訂閱的潛在客戶
• 當有潛在客戶在登陸頁面做出行動，自動發信給銷售群組的成員
• 在臉書上建立再行銷活動，鎖定目標是那些曾經和登陸頁面互動過的潛在客戶

所有代辦清單都會合併到同一個平台，所以您的物件銷售任務將整合至銷售漏斗，以免您遺漏任何一項任務：

• 準備物件銷售素材
  • 舊屋新裝
  • 促銷
    • 建立物件的登陸頁面(Landing Page)
    • 建立彈跳式資訊來鼓勵潛在客戶訂閱公司電子報
    • 撰寫電子報並發送給訂閱的潛在客戶
    • 當有潛在客戶在登陸頁面做出行動，自動發信給銷售群組的成員
    • 在臉書上建立再行銷活動，鎖定目標是那些曾經和登陸頁面互動過的潛在客戶
• 安排與客戶的首次會議以及說明

我們來看看典型的物件銷售是如何備置的。

從零開始的物件銷售備置

假設今天有位賣家找上您們房仲公司希望銷售物件。第一步是將該位賣家加入您的任務管理系統（銷售漏斗管理平台），登記為客戶。

您在這邊可以輸入更多細節，像是客戶希望房屋何時賣出，或是您希望從這筆銷售案抽取多少報酬。

接下來要建立您的線上銷售漏斗。網站上建立好物件的登陸頁面之後，您可以在任務管理系統建立客製化的網站表單，直接從登陸頁面把所有資料都抓進任務管理系統的儀表板。

潛在客戶前來聯絡並填好網站表單之後，您會收到通知。接下來您可以選擇手動追蹤，或是利用郵件範本來簡化流程。

潛在客戶主動接觸後馬上連絡他們有助於提早建立雙方關係，然而要全盤掌握這些瑣碎的聯絡點並非易事。

好在自動化能夠處理這些日常工作中的難搞（但重要）部分。

當銷售開始進展並準備執行市場比較分析的時候，您可以把檔案上傳到物件交易的儀表板，統一集中。

您也該保留賣家寄來的檔案資料，像是物件契約影本以及稅單。這在後續成交時有助於您和買家之間的紙本作業。

善用任務管理解決公開賞屋的難題

還記得您先前建立的銷售漏斗嗎？現在是任務管理真正開始大放異彩的時候了。

那些自動蒐集進來的潛在客戶會在您的CRM裡面依照物件進行分類。若要寄送賞屋邀請，您只要打開欲銷售的房屋交易頁面，點選清單然後寄出事先寫好的公開賞屋邀請用郵件範本即可。

紮實地成交並保持正軌

規劃最終檢驗和執行最終協商都是物件成交的重要部分，所以用視覺化的方式知道交易目前位於銷售流程的哪個階段，以及您必須在正式簽約前完成什麼任務，都能夠幫助您不偏離正軌。

若您的房仲公司有使用購買同意書範本，您可以把任務管理系統設定成進入特定階段後，自動加入購買同意書範本到交易裡面，比方說「售後文書作業」階段（如上圖所示）。

四、房仲業的每日任務管理

我們能夠輕鬆了解任務管理系統如何幫助您成交，那它又是如何協助您處理辦公室內的每日任務呢？

您大可不必依靠多種工具才能進入狀況，現在的CRM系統就是協助您管理房仲公司的絕佳利器。

事實上，與其他產業相比，現在有更多房仲尋覓產業專用的CRM，幫助他們處理獨特的銷售流程。

「房仲公司面臨的挑戰在於溝通。轉換客戶的最佳做法是與成交機會高的潛在客戶進行互動。潛在客戶從四面八方接踵而來，所以要找到符合公司需求的系統是很煩人的。」 ── Bruce Ailion，The Ailion Team 在亞特蘭大的擁有人。

房產CRM就是能在這個癥結點上改善您的時間利用。

CRM還能幫您建立更緊密的客戶關係，同時提升交易的轉換率，為了達成這一點您必須定期與買賣雙方保持聯絡，提供想法和分享有機會的物件。

您也需要在對的時間點取得正確的資料，無論是當下待售的物件，或是活躍、有潛力的客戶社區等等。

CRM能夠將這些活動自動化，並帶給您完善的架構去開發、建立然後培養每一段進入到銷售漏斗的關係。

銷售CRM能夠將這些活動自動化，並帶給您完善的架構去開發、建立然後培養每一段進入到銷售漏斗的關係。

CRM優勢1：將新的潛在客戶加入到銷售漏斗

每當有潛在客戶連絡您，無論是透過Email、電話或網站，您只需要在房產CRM裡建立新的客戶就好。

舉例來說，透過銷售CRM您可以為他們在銷售流程中建立新的交易。

即便這階段算早，您還是可以給客戶上傳促銷文案範本或是購買同意書範本等資料，這樣當交易向前推進時便能節省時間，因為所有您需要追蹤的檔案都已經準備就緒要傳給賣家了。

您也可以邀請其他團隊成員加入這筆交易，隨時讓他們更新資訊好帶給客戶完整的體驗。

CRM優勢2：Email追蹤

Email可說是房仲要節省時間最容易下手的地方了。您可以加入客製化的公開賞屋邀請範本，或是潛在客戶洽詢物件過後的追蹤信件範本。

若直接從銷售CRM寄出郵件範本那效果更加強大。藉由這種作法，您便能夠依照交易和合約資訊，輕鬆將Email客製化。這些信件在收信人與之互動後都會被追蹤，並記錄在CRM的儀表板內。

CRM優勢3：自動安排會議與通話時間

您是否曾耗上整天與某位客戶來回通信，但就是找不到雙方都「方便」的時間呢？更慘的是您好不容易喬定時間後，回頭打開日曆才發現那天早有其他約了。

由於來回通信安排通話時間會產生雙方摩擦，種下交易失敗的結果。還有更糟的，若您因為發現當天有其他行程而臨時改約，有可能會在潛在客戶心中扣分。畢竟客戶期待您會處理這種簡單的行政工作。

合適的CRM有著合適的功能，能夠自動透過帳號內的Email安排會議時間。舉例來說，Pipedrive的Schedular功能：

1. 挑選您希望的會議時長以及有空的日期時間來管理重複型會議
2. 加入註記、連結或是其他欄位讓收件者填寫
3. 設定完成後，您的可預約時間會被儲存為範本，並附上分享連結
4. 將連結寄給對方，邀請他們預約雙方都方便的時間
   
5. 對方收到您的預約時間，選了雙方都方便的時段
6. 預約完成後，確認Email會寄送到雙方的信箱
7. 您新增的會議時間會自動更新到行事曆上
8. 之後其他人收到邀請連結，會發現該時間已被移除無法預約

有了好用的CRM，您也可以選擇被通知追蹤漏斗內的重要交易通話，並追蹤房產陌生電話開發活動。這不僅有助於您安排追蹤通話，還可以添加客戶在關係期間內的活動註記，幫助您維持對話和交易往前進行。

CRM優勢4：收入報告一目瞭然

房仲公司要上軌道，月報、季報和年報雖然沉悶但一個都不能少。若您還在用Excel寫報告和預測，可能是浪費時間在能夠簡單自動化的事情上面。

您家公司有房仲賣房賣得比其他人多嗎？您家有房仲卡在銷售流程的某個階段嗎？您是否正朝每月、每季、每年的目標邁進呢？這些問題銷售漏斗管理平台都能夠回答。

透過CRM報告，您可以看見公司新增交易的數量，成交案子平均要花多久時間，以及特定時段內交易階段之間的轉換率。

分析報告能告訴您公司優勢在哪裡，以及哪些地方尚有改善空間。

若某位房仲苦於推進交易，或是您家公司花太多時間在行政作業上，就能夠想辦法來提供協助。

五、幫助您管理任務的工具

使用房產銷售CRM的秘密武器在於它的整合能力。以下是Pipedrive房產銷售技術棧。

若您本身已經有在使用生產力工具或是會計工具的話，這些很有可能和CRM相容，大幅強化您的銷售流程。

您的工具箱內不該只有銷售CRM。以下是一些能用來改善房產任務管理的整合工具。

JustCall

有了JustCall，您便能夠追蹤電話紀錄，一路推進銷售漏斗內的每筆交易。JusCall會追蹤並記錄每一通電話，與CRM整合之後能把聯絡人與交易底下的通話資訊、來源以及語音檔，自動記成銷售活動。

Pipedrive與JustCall結合幫您完成客戶首次聯絡後的繁瑣工作，在您的CRM帳號內建立新聯絡人，並記錄所有新建立的交易底下的通話活動。

Autopilot

利用觸發、行動和條件來為潛在客戶設計高度個人化的自動行銷旅程。Autopilot甚至能夠依據潛在客戶的行為和興趣評分，幫助您確認時間都花在成交機會高的潛在客戶上。

您可以和另一個好用的工具Slack結合，當有潛在客戶指派出去時發送訊息給團隊。當然除了Slcak，Autopilot也能和Pipedrive結合。

LiveChat

LiveChat網站應用程式把聊天室整合到您的網站上，讓您的銷售團隊與支援團隊能夠及時回覆所有網站訪客的問題。

將LiveChat與您的CRM整合在一起，您的團隊便可以直接把有興趣的網站訪客加入銷售流程。有人在網站上詢問物件廣告嗎？把他記下來然後晚點聯絡吧。

Xero

使用Xero應用程式隨時管理財務作業。

房地產業的記帳作業會消磨掉許多時間，好在有了Xero應用程式您便能夠與會計、同事、員工隨時聯絡，所有收據和發票都自動歸檔。

Xero與Pipedrive整合之後甚至更加強大，讓您在成交時追蹤金額。

Slack

人在公開賞屋或是比價不是您跳脫溝通群組的藉口。Slack讓您不必安排會議或是寫冗長Email就能通知其他房仲物件的狀況。它會在新物件加入銷售漏斗，或是某筆交易有所進展時發送通知給團隊。

Slack的頻道功能也能替團隊節省許多時間，創建不同主題的討論空間，像是#公開賞屋、#最終檢驗，或是#公司文化等等。

花更少時間開會 + 更多高生產力的房仲？那等於完勝。

來看看Pipedrive為Slack打造的交易機器人，簡化您的銷售流程和訊息傳播流程吧。

Zapier

Zapier讓您串連超過1,000款應用程式，您還能打造專屬的自動化流程。

使用Zapier串連Pipedrive您便能夠自動從其他應用程式抓取資料，直接送到Pipedrive裡面去（反過來也一樣）。

由於串連中間每個行動都能客製化，Zapier可說是將資訊流自動化的完美解方。舉例來說，假設您在網站上加入了新的房屋素材，便可以把這當作觸發點，進而在Trello裡面新增新的看板，或是更新Pipedrive的銷售流程交易。這麼做的話，團隊每個人都知道某階段任務已經完成。

六、結論

我們終究是逃不過的，房仲的代辦清單就是那麼冗長，永無止盡。

要成功銷售物件不只講求管理和賣家之間的關係，還有您的潛在買家。全面掌握溝通記錄和銷售進度頗有難度，不過健全的任務管理系統能夠幫得上忙。

任務管理系統能協助處理沉悶的工作，像是資料輸入、Email追蹤以及安排會議時間。然而除此之外，任務管理系統還會給您更新過的代辦清單，上頭列了推進交易以及快速成交所需要做的事情。若有興趣的話，不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期！