如何使用銷售儀表板監測團隊績效？頂尖業務都知道的事

一、什麼是銷售儀表板

銷售儀表板是一種宏觀監測銷售績效的作業方式，能夠協助監測核心指標、團隊成員以及銷售活動。資料會從許多不同的來源蒐集而來，然後呈現在同一張儀表板上，快速產生可調整互動的分析報告。

客戶經理和銷售發展專員(SDR)都愛死銷售儀表板了，因為銷售儀表板能幫忙監測銷售活動、追蹤銷售配額的達成狀況。

您也需要銷售管理儀表板來追蹤團隊表現。指標、活動以及KPI都會隨著獎金制度以及其他因素而改變。

身為銷售經理，您有責任給他們合適的工具，也該讓他們知道自己最重要的指標是什麼。誠如SimilarTech的行銷總監Karen Rosenfeld所言：

這篇文章餘下的內容就是要釐清這些指標是什麼，以及如何蒐集資料及工具，打造出資訊充實的儀表板和銷售報告。我們也附上了7份免費Excel銷售儀表板供您學以致用。

二、步驟1：找出您的核心指標與KPI

要建立儀表板，首先您需要有指標。

而要知道該監測哪些指標，首先您需要清楚的目標。

核心指標讓您的銷售團隊所有人都知道該往什麼方向邁進。

無論團隊規模多大，也不管大家的職位是什麼。所有人都必須朝同樣的目標努力。

您可以在每個銷售週期的階段都設有一個核心指標。下面這張來自Tivoli Partners的插圖，完美呈現出客戶生命週期的階段，以及每個階段所要求的互動程度。

雖然這張圖涵蓋了整條客戶體驗旅程，但非常適合呈現不同目標怎麼在銷售周期的不同階段維持一致。

核心指標為以下觀察項目的組合：

1. 有幫助到公司關鍵成果的其他小成果。
2. 能被其他要素掌握的活動。

營收通常是最明顯的選項。畢竟新事業 = 公司成長，對吧？

這樣說有道理，但營收無法每次都轉換為最能夠執行的銷售KPI。其他指標可能會根據您每筆訂單的金額以及複雜程度而產生更大的影響。

這些其他指標包含：

• 成交：您每個月成交多少新顧客和客戶？
• 平均訂單價值：新訂單的平均交易規模是多少？
• 成交率：成交與失敗的比例是多少？

您的銷售團隊所有人都應該知道上面的指標。

但也不是叫您不計代價緊盯這些指標。當有其他難題出現時，您自然希望轉移注意力直到問題被順利解決。

核心指標和標準訂下來之後，就該是時候挑選團隊該監測的KPI了，KPI通常會被拆分成兩類：

• 成果導向
• 活動導向

透過成果導向KPI監測銷售表現

成果導向KPI著墨在銷售活動的結果上。

換句話來說，這種類型的KPI是根據您的銷售團隊成果來計算出整體績效。

所謂的KPI會因為職位和目標不同而有所變化。對銷售經理而言，最常見的KPI有：

• 銷售漏斗內的交易數量：當前團隊正在養多少筆交易？
• 成交率：成交vs.失敗的交易數量比例多少？
• 平均交易規模：每筆新交易平均能帶來多少營收？
• 平均成交時間：成交需要花上多少時間？
• 銷售營收：特定時間內所帶來的總營收。若是毛利的話更棒，因為這樣就算帳面上的銷售成長停滯，還是能點出正面的銷售表現。
• 銷售預測準確性：銷售預測絕非講求一分一毫都不能偏差的學門，不過談到預測營收和團隊的當前進度，銷售預測還是非常重要的。銷售預測還能幫您找出商機，並且依照重要程度排序（預測哪些交易最有可能成交），節省您的寶貴時間及資源。
• 回覆潛在客戶的時間：您的銷售專員多久回覆新諮詢和潛在客戶？
• 追蹤率：您的銷售專員恆心有多強？監測他們追蹤潛在客戶的活動，大幅改善您的平均成交率。

您的團隊也需要有一套自己的指標。

這些儀表板能提升團隊士氣，帶來更多有意義的銷售會議。以團隊為主的銷售指標包含：

• 回覆潛在客戶的時間：請參考上方說明，了解銷售專員對於新商機的回應敏感度如何。
• 花在銷售上的時間：監測您的團隊多有效率。善用這項指標找出銷售流程的瓶頸以及漏洞。
• 成交率：每個人都應該要對團隊的平均成交率有十足的概念。
• 銷售漏斗滿溢程度：簡稱SPC，指出您的銷售漏斗和銷售配額對比有多滿。
• 潛在客戶開發量：您的團隊在固定時間內開發或被指派了多少潛在客戶。除此之外，合格潛在客戶vs.不合格潛在客戶的比例是多少？
• 成交數量：多少潛在客戶被轉換成付費客戶了？

最後，客戶主管和SDR必須每日、每週監測他們自己的成果導向KPI，包含：

• 銷售目標：他們的銷售配額是多少？距離該目標多遠？
• 商機：高度關注當前指派出去的商機數量。
• 迄今為止的銷售量：將開發的銷售量和過往資料作對比。

您所選擇的KPI會依據銷售團隊的狀況而定。稍後我們要談談讓銷售專員看到管理數字能帶來什麼好處。

透過活動導向KPI監測銷售效率

現在您知道銷售團隊對整間公司有什麼貢獻了。

該是時候搞清楚他們的工作方式。

有了活動導向KPI，您便能根據從團隊蒐集來的數據改善流程，進而達成目標。

舉例來說，您可能發現成交量銳減和追蹤率有關。了解到這一點後，您便可以著手改善潛在客戶追蹤活動，解決這個問題。

活動導向的指標包含：

• 回覆潛在客戶的時間：這項指標又出現啦。您的團隊多快回應新商機是主動性和行動力的最佳寫照。
• Email發送量：您的團隊在推廣上表現多好？對象包含溫和冷潛在客戶喔。
• 通話量：您的銷售專員整天下來有達到足夠的通話量嗎？
• 追蹤：您的團隊寄了多少追蹤關心Email，打了多少關心電話？

雖然這些KPI能改善您的整體流程，但也別落入數大便是美的窠臼囉。

在動手改善、重新分配銷售活動之前，先好好評估銷售漏斗內的潛在客戶品質如何。搞清楚您是不是和合適的對象對話。有新潛在客戶進到銷售漏斗固然興奮，但恰當的潛在客戶品質評估流程才是避免浪費寶貴時間的最佳做法。

三、步驟2：整合您的數據資料

現在您知道自己和團隊該監測哪些指標了。

下一步是蒐集資料，然後用視覺化的方式呈現到儀表板上。

這步驟開始前需要調查一下。您家公司很有可能同時使用多個平台。某些平台有整合在一起，其他則完成分開。

在把所有數據整合集中到同一個地方之前，您必須搞清楚資料的存放位置。這部分舊講求向上、向下以及橫向確認了：

• 向上確認：哪些資料是董事長室產出、使用、蒐集來的？
• 向下確認：您的銷售專員們自己有用什麼樣的工具嗎？
• 橫向確認：行銷部門如何蒐集潛在客戶資訊，他們蒐集到這些資訊後如何處理？

不要一頭熱去從不同團隊和部門蒐集資訊，改舉辦工作坊和相關人士溝通。這種類型的工作坊需要舉辦三場左右：

1. 公司層級的工作坊邀請行銷、銷售和資深決策者一起參加。
2. 團隊層級的工作坊請大家集思廣義，討論銷售專員們使用哪些工具和獨立流程。
3. 接續的工作坊報告您的發現並討論下一步。

舉辦首場工作坊時，務必確認大家都知道您的目的是什麼。

下面提供傳達目標的好說法：

談到對營收有影響的話，董事長室那邊就會相對快速買進。

工作坊期間要解釋最終目的，還有您需要每位相關人士做些什麼。 請依循以下架構：

1. 說明您嘗試達成什麼目標，哪些資料會（對銷售儀表板）有幫助。解釋這些資料哪裡重要。好好參考這篇文章，借用您覺得有幫助的部分。
2. 提供存放銷售資料的系統範例。談談CRM平台、行銷自動化系統和公司智能系統。

發給每個人一份下一步動作的代辦清單。鼓勵大家在各自的團隊和部門內上下交流。提供範本（試算表效果最佳）讓他們填寫回傳，裡面的欄位要包含姓名、網站、聯絡人資訊（像是名字、職位）以及他們有整合的系統：

要調查的平台和系統會有：

• CRM
• 試算表
• 公司智能系統
• 行銷自動化系統
• 客戶服務軟體
• 電子郵件推廣工具
• 聊天機器人和通訊工具
• 提案軟體
• 追蹤及分析工具
• 專案管理軟體
• 銷售智慧平台

把銷售資料的所有來源都列出來之後就該來把它們整合在一起。

四、步驟3： 挑選您的儀表板平台

好的儀表板平台能做好兩件事情：

1. 把資料用視覺化、高度互動的方式呈現出來。
2. 把資料從不同來源匯集給您。

這代表說您不必投資其他第三方工具整理資料，傑出的儀表板會幫您把整合資料這種事情給打理好。

在進入儀表板設計原則之前，我們先來看一些可參考的儀表板軟體：

儀表板工具一號：Geckoboard

Geckoboard是儀表板平台的領先品牌，能夠與大宗的資料來源整合，同時還可以串接Zapier避免有資料被遺漏。

Geckoboard本來是設計在電視螢幕上投放的，非常適合團隊資訊同步。Geckoboard值得一瞧的功能有：

• 拖拉式的操作介面
• 進階協作功能
• 能夠與試算表動態連結

儀表板工具二號：UnifiedVU

UnifiedVU的產品著重在將不同來源的資料整合在一起，對於整合多方客戶資料來說非常方便。

誠如他們官網所示，您的儀表板會顯示與每個潛在客戶、顧客和商機的互動過程。

儀表板工具三號：Plecto

Plecto的視覺化儀表板方案旨在管理、激勵團隊成員。使用Plecto平台專注在個人的KPI項目上吧。

除了標準的儀表板功能之外，Plecto還提供了遊戲化的功能，您可以參考以下圖片：

如同畫面所示，您可以在Placto裡面追蹤銷售團隊的成員進度。善用這個銷售儀表板功能刺激團隊的良性競爭，也要好好獎勵達標的團隊。

五、步驟4： 如何設計清楚易懂的銷售儀表板

挑選好要用哪一款銷售儀表板之後，該捲起袖子設計它們了。

您不需要有設計底子也能完成，這便是儀表板平台吸引人之處。

在建立您的銷售儀表板時，重點在於清楚。您的儀表板必須馬上傳達有用資訊，不用大費周章找來找去。

清楚好懂的儀表板有以下幾種常見特色：

• 把故事說好：追蹤資料的目標是回答問題。建立清楚的儀表板介面，讓您的團隊（還有您自己）事半功倍。
• 簡化複雜的想法：蒐集大量資料讓人頭昏腦脹，所以您的儀表板必須好好整理正確的資料，讓團隊清楚知道如何利用資料行事。
• 只關心需要的資訊：身為銷售經理，您所關心的KPI自然和底下的業務乙及客戶經理有所不同。但千萬不要拿團隊不需要的資料騷擾大家。

腦袋裝了這些原則後，我們來看一些儀表板的設計原則，您在建立儀表板時最好遵循這些原則。

1. 一致性是關鍵

每個儀表板都會引領您的銷售員前往一條道路，這些道路最終會通往習慣。

因此對於儀表板的呈現與使用方式，務必保持一定程度的一致性：

• 命名規則：您呈現指標、單位和KPI的方式必須在所有儀表板都維持一致。別把不同的名稱套用到同一組指標或KPI上。
• icon以及圖案：使用icon和其他圖片時，確保它們象徵的意涵在所有儀表板都是相同的。這個Emoji💸可以代表銷售團隊的營收，但在董事會議上還會起到同樣的作用嗎？
• 日期和其他文字格式：要確定日期和時間都維持通用的格式，像是2021/11/13或是2021年十一月二十三日。
• 顏色：選用同一套用色標準。理想上每個儀表板不要超過三種以上的顏色。顏色越多會造成越多視覺疲勞。

某些儀表板平台在這些設計元素上面的彈性比較小，所以要達成一致性相對容易。反觀彈性越大就越是容易造成溝通上的誤會，所以從零開始設計儀表板時務必多加留意。

2. 擁抱極簡風

我們不是叫您捨棄所有東西，而是支持您用心挑選放到儀表板上面的指標。

您可以把6~10個資料點當作極限。下面這張SaaS的儀表板就只用了10個最宏觀的商業指標：

大家直覺會想要把所有數據都塞在同一個地方，但這樣做可能導致儀表板雜亂無章、難以理解。為了清楚好懂的儀表板努力吧。

許多儀表板平台提供篩選器。舉例來說，與其把每個地區的銷售數字都呈現出來，不如善用篩選器跑出特定區域的數據。

篩選器能節省視覺空間，建立豐富有具互動性的儀表板。

3. 排版要有邏輯

在進行數據導向的排版時，務必要用邏輯去組織您的指標。

針對銷售儀表版的製作，我們建議以下架構：

1. 宏觀數據至頂：這包含營收、開放中的商機數量，以及訂單平均價值。換句話來說，這些是您最核心的指標。
2. 趨勢導向的資料放中間：這些指標包含活動指標，像是某段時間內新交易的建立數量、Email寄送量、通話次數等等。
3. 細部指標放下面：把比較特殊的KPI放到儀表板底部，像是業務回覆時間以及追蹤率。

這種排版模式看起來像倒金字塔：商業目標至頂，其他執行或是比較細節的指標在底下。

無論使用哪種模式，都要確保您每個儀表板都維持一致。

4. 每個指標都有適合的視覺化方式

視覺化儀表板就和您的排版方式一樣重要。

這句話是什麼意思？

圓餅圖可能適合某種指標，而另一種指標若用樞紐分析表呈現則更清楚。

我們這就來看看您在設計儀表板時最容易遇到的圖表類型：

1. 折線圖：折線圖很常用來呈現趨勢走向，也很適合和其他指標及篩選器做比較（比如說時間範圍）。
   
2. 圓餅圖：圓餅圖能快速傳達每個組成區塊所代表的類型或指標占了全體多少，比方說每個銷售專員帶來的商機各佔總體多少。
   
3. 長條圖：許多數據專家相信圓餅圖不適合將比較性的資料視覺化，他們建議改用長條圖替代。其實長條圖和圓餅圖在這層面上意義相同，只是改用線性呈現而已：
   
4. 樞紐分析表：樞紐分析表乍看之下可能不太好懂，卻非常適合呈現不同分類和價值的準確數字。
   
5. 指示器：指示器能提供特定指標當下的表現快照，比方說交易數量vs.當月交易目標。下圖是針盤指示器的範例：
   

六、給銷售經理和客戶主管的儀表板視圖

現在您知道為自己和團隊打造儀表板的實際做法了。

若您希望有點靈感，我們幫您蒐集來了4份儀表板，您可以微調然後今天就應用到公司業務上。

無論您在監測哪種指標，都應該能用先前挑選的銷售儀表板平台建立這些儀表板：

1. 銷售整體表現[銷售經理用]

身為銷售經理，您的職責是領導團隊，但唯有知道麾下戰士表現如何您才有機會好好管理：

透過上面這張範例，您可以看見銷售專員們的表現狀況、他們所產生的營收，以及銷售漏斗每個階段目前有多少交易。

善用這個儀表板聚焦在對的銷售活動上，激勵團隊士氣。

2. 每日快報[銷售經理用]

除了團隊表現外，您也應該針對成果導向數字，有張每日快報儀表板：

您可以看到這張InsightSquared的儀表板秀出了準確的進度狀況，還有團隊與目標之間的距離。

歡迎您把這張儀表板加入團隊會議，協助激勵團隊士氣。用這張儀表板告訴大家說您們對公司的影響力有多少。

3. 銷售生產力[銷售專員用]

您的銷售專員得要有日報表呈現當天表現。如同我們先前討論過，日報表要監測成果導向和活動導向的指標：

透過這張圖，銷售專員能完整了解自己開發了多少交易，以及交易的總價值有多少。

不過這和銷售經理儀表板的不同之處，在於其著重在銷售活動上。銷售活動是每日驅動業務努力的動力來源，所以要把注意力放在活動上。

4. 高層總結 [高階主管用]

最後，董事長室需要全盤的報告檢視銷售部門的表現狀況，還有您是如何為公司貢獻成果的。

您可以把以下關於每月和每季的績效圖分享給CEO，當然還有與預測之間的比較圖：

這張儀表板範例是為了把合適的KPI提供給需要的人而設計的。

您的銷售專員需要知道活動導向指標來幫助他們評估進度。同時間主管們則需要看見營收貢獻。

一切都還是回歸到需求上。針對每個團隊，您只要專心在能帶來影響的指標即可。

七、7個免費的Excel銷售儀表板範本

我們已經在這篇文章談到一些細緻的銷售儀表板方案了。

但若您還沒有準備好投資儀表版軟體呢？

這部分我們一就會罩您。

首先我們來聊聊Excel吧。試算表可以當作小公司擁有人追蹤銷售的第一個工具，無論是數據建模、數據管理，甚至到數據視覺化都能一手包辦：

若銷售量不高，試算表可以快速和您的CRM搭配，操作起來也簡單（前提是您有乖乖遵循所處地區的資料保護法）。不過您管理的資料量隨時都可能失控。

所以若您認真考慮拓展團隊和公司規模，請盡快導入CRM，把資料上傳到上面管理。

待在試算表的時間越久，您就越難把資料匯入到挑選的CRM平台內。

有了這個概念後，以下我們提供7個免費的Excel銷售儀表板範本，讓您做好銷售追蹤與分析：

• Pipedrive的銷售漏斗：在Excel將銷售漏斗視覺化的基本範本。視覺化的銷售漏斗，是管理好銷售週期內資料流與商機動向的關鍵元素。善用這套範本留意您的團隊進度，找出流程最佳化的機會。
• 銷售儀表板懶人包：這套由Chandoo設計的懶人包，幾乎囊括了您監測銷售表現所需要的東西。這份清單包山包海，所以我們下面只提最推薦的部分：
  • 柱狀圖儀表板：依據地區、顧客類型、銷售人員和產品來呈現數據。
  • 長條圖加柱狀圖儀表板：依據表現替銷售員排名，並透過產品+地區+顧客類型的條件組合，分享區域數據、趨勢以及每個地方的連動關係。
  • 綜合圖表儀表板：涵蓋了更廣的公司數據。這套範本能夠客製化，內容包含地圖、每個時間條件內的績效比較圖表，以及預算符合追蹤的即時報表。
  • 表單加圖表儀表板：包含篩選器以及主管層級的總結，秀出銷售人員、地區和產品之間的比較數據。
• 銷售漏斗速度分析：監測不同部門之間的KPI，同時追蹤您的整體銷售速度。

除非您打算降低公司的成長天花板，不然您最終還是得使用CRM的。

難道您希望銷售人員的數字和兩三年前一樣沒長進嗎？不希望的話，銷售漏斗管理工具能讓您工作起來更寫意，輕鬆達成銷售目標。

Excel銷售儀表板是很好的第一步，但若您重視銷售，就需要更進階的工具。

所以現在善用好的銷售範本沒關係，但務必要在到達極限之前就遷移到CRM。

請記住，資料集越小或越簡單，遷移過程就越順暢。

八、如何用儀表板激勵您的團隊

銷售儀表板其中一個最大的好處是能協助管理和激勵銷售團隊。

但您可能會問：「那我該如何運用數據資料帶領團隊拿出更好的表現呢？」

以下我們將列出五種方法，讓您用儀表板幫助底下的銷售專員達到更好的業績和更精采的職涯。

1. 慶祝達標

我們之前談過很多運用儀表板找出銷售流程漏洞的事情。

那事情進行順利的話又該怎麼辦呢？

Custom Creatives的Rahul Alim分享過幾件該做的事情：

確認一下您的團隊的整體表現。找找有什麼可以慶祝的事情，像是：

• 超標的銷售活動
• 成果和之前相比有增長（上星期、上個月等等）
• 團隊某些成員在績效上有所斬獲

這些資訊都可以在您的銷售儀表板上找到。找找看整個銷售部門有哪些部分值得慶祝，無論是個人或團體上的好表現都可以。

2. 比賽開始

我們之前有分享過遊戲化能提升銷售團隊的競爭心態。

現在我們更進一步推出有獎勵的銷售競賽。

以下提供一些有創意的想法拋磚引玉：

• 推銷大賽：有點像一般的演講比賽，只是內容換成推銷。每位銷售專員都匿名遞交自己的推銷內容，其他成員投票選出最好的作品。您也可以把內容換成陌生開發Email以及陌生電話講稿。
• 貪睡按鈕：讓銷售專員晚上班或是提早收工。把這個當作首位達標的業務獎勵。星期五下午就直接先放假，有誰想要嗎？
• 分組比賽：把表現良好的成員和業績較差的成員編列成一隊。鼓勵他們交流想法。期間內拿最多新客戶的雙人組就算獲勝。

善用心理學知識想出您獨創的比賽模式吧。嘗試營造出競爭環境鼓勵團隊合作，注意不要讓大家廝殺到血流成河了。

3. 運用資料改變作業路徑

並非每個目標都是僵硬的金科玉律。

對啦，會訂出這樣的業績目標背後有其原因，但問題總是會用不同的模樣和規模出現。

儀表板可以指出衝突點、銷售漏斗內的疏漏以及需要改善的地方。

當這些問題浮現之後就得好好處理。

為什麼？

因為處理好這些問題才能幫助您達標啊。

用這種想法思考看看：您的營收門檻是目標，銷售活動是路徑，而問題就是路障。

舉例來說，銷售Email的回信率開始明顯下跌。我們會這樣處理這個問題：

• 參考之前同一時段的數據，這可能是季節性的市場反應。
• 把時間重新分配給其他管道，像是客戶追蹤、陌生電話以及其他作業中的銷售管道。
• 監測同樣的成果然後和上一期做比較。

把這些過程看成做實驗。如果我們選擇活動甲而非活動乙的化，結果會怎麼樣？把所有成功的實驗實際應用到未來流程中。

4. 運用數據增加透明度

讓其他銷售專員知道您所做的決定非常重要。您當然可以解釋決定背後的思想脈絡，這樣或許有效……但這終究還是沒有數據撐腰有說服力。

誠如PureWow的CEO Ryan Harwood所言：

用數據來支持您的決定，展示您的想法其來有自。這會表現出您是用客觀數據下決策，不是單靠直覺或第六感臆測。

5. 用高階主管的數字增加團隊自主力

這個祕訣和「只分享必要資訊」的準則相抵觸。

但分享高階主管的「管理」數字是有好處的。

某些銷售專員之所以表現超群是因為他們無時無刻都想辦法提升自己。而這往往和實驗精神以及嘗試新事物有關。

分享高階主管的指標後，他們便可以從更全面的角度觀察。所以請開放這些數字激發他們的想法，想辦法讓工作事半功倍。

這種要求當然是有點尷尬。某些銷售經理對於讓底下業務知道自己在幹嘛的想法不以為意……

但這邊建議您把自尊擺到一旁，專心服務底下的業務成員，協助他們在公司和職涯上大放異彩。傑出的領袖都是這麼做的。

九、輪到您了……

現在您已經有豐富的工具打造銷售儀表板，激勵團隊達成目標了。

完成文章所提到的流程後，您應該會有個清楚的做事流程，幫助您改善銷售活動，進而取得更棒的成績。

現在我們想聽聽您的見解。目前您怎麼監測團隊表現？您要怎麼規劃實用今天所學的內容？歡迎到Pipedrive社群分享您的想法。如果有興趣的話，不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期！