銷售管理的13個案例，學習超級銷售員的銷售管理策略

一、用CRM集中控管銷售活動

判別哪個銷售活動的重要程度最高時，最怕疏於追蹤而窒礙難行。

若沒有好好追蹤銷售活動，您就不會知道哪些活動正讓您慢慢接近收入目標。銷售CRM是價值連城的銷售活動追蹤工具，透過追蹤合約進度、交易以及任務，您便能了解哪些活動效果最佳。不只這樣，上述做法還能讓您在銷售流程工作起來更有效率。

怎麼說？因為您能在單一平台看見所有重要數據管理得當。每一位銷售經理都該有銷售活動追蹤工具，提供給他們單一銷售員的即時活動資訊、團隊目前的績效表現以及相關資料，協助進行銷售預測。

以下提供一些用銷售CRM追蹤每日或每週銷售活動的方法：

1. 追蹤交易：有新交易進來時就把它加入CRM。透過管理銷售流程來更新商機的詳細資訊，幫助您了解哪些活動和潛在客戶需要列為當日的優先處理項目。
2. 隨時掌握聯絡人動態：與新的潛在客戶或是交易利害關係人開始互動後，記得記錄到CRM裡面。您可以隨時追蹤雙方對話，並建立通知提醒何時該關心對方。
3. 追蹤所有交易階段：每家公司都有自已的銷售流程，所以CRM裡面的銷售漏斗要能夠真實反映出這些銷售流程才行。請坐下來和您的團隊（以及公司其他銷售團對）把銷售流程每一個重要的階段都列出來，換句話說，想清楚哪些單一步驟能夠把潛在客戶推向成交。
4. 與團隊成員合作：銷售講求團隊合作。若您的銷售團隊同時使用好幾個平台，事情會越搞越混亂。大部分的CRM加入團隊成員的方式都很容易，確保您能善用這項功能。
5. 善用客製化欄位：您蒐集來的資料和公司的銷售流程一樣獨一無二。加入客製化欄位將CRM打造成您的專屬工具，客製化欄位可供聯絡人資訊、目標客群以以及其他相關資訊所用（比方說銷售週期的平均長度、客戶的共同痛點、KPI以及其他重要的銷售活動資料），協助新的銷售夥伴更快上軌道，提升銷售成績和轉換率。

無論您是家正在用Excel試算表辦公的小公司，或是使用強大CRM平台的小型業務團隊，以上基本步驟都該是本文接下來的活動歸依。

凡能以數據衡量之事皆利於管理，開始追蹤銷售活動之後，您不只會發現績效提升，還會找到許許多多叫人興奮和樂觀的地方。

二、密切注意手上的數據

透過數據來監管您與客戶之間的表現非常重要。數據不只幫助您賺進先前預測的收入，還能夠提升客戶的購買體驗以及銷售邊際貢獻(sales contribution margin)。

什麼意思？道理很簡單：密切注意哪些做法有效，哪些沒有效。

您需要監控自己和同仁們為了成交而進行的所有作業。讓我們先開始監控明顯的銷售指標：

• 電子郵件
• 會議
• 通話
• 附帶檔案
• 行銷活動
• 產品demo
• 客戶開發活動

透過數據監控，您便能在銷售開始前的好幾天、好幾星期，甚至好幾個月前追蹤，接著像其他許多成長快速的公司一樣，利用數據來提升公司的銷售淨利潤。

舉例來說，根據McKinsey and Company的報告，有意識地導入分析作業幫助公司超越其他同行。進一步看下去，有另一份報告發現銷售團隊在業務活動流程中加入數據與技術支援可以大幅提升銷售ROI。

為了容易理解，我們將銷售活動追蹤拆分成三個簡單流程：

步驟一：檢驗您的銷售活動

銷售活動是您可以直接控制的input。請問問自己以下問題：

1. 您的團隊寄送了多少Email？
2. 您的團隊和潛在客戶進行了多少會議？
3. 您的團隊撥打了多少陌生電話開發客戶？

每天都把自己進行過什麼樣的事情記錄下來，這樣能幫助您徹底檢驗關鍵指標。

步驟二：分析銷售活動的品質

把重心放在您透過銷售能夠接觸到多少決策者，這些決策者當中又有幾位適合您的產品或服務？整理好這些數據，看看您的團隊是否正在處理對的潛在客戶。這同時也是您檢視潛在客戶名單的好機會，檢查哪些不適合的可以刪除掉。

步驟三：找出成交數量

最後請找出您有多少合適的潛在客戶通過銷售流程，轉換為付費客戶。

利用以上三步驟查出您的銷售策略哪裡有漏洞，並找出您的長處何在。

使用銷售漏斗管理平台能夠節省時間，將銷售活動中以活動為導向的數據通通結合起來。您可以用CRM來注意：

• 預測分析：您的銷售銷售漏斗是否有潛在客戶數量過低的問題？潛在客戶數量過低代表銷售機會稀缺。
• 銷售涵蓋區域：顯示出您的銷售團隊在分派到的區域內表現如何。
• 業績分析：有時候銷售專員會無法達成業績，所以請注意團隊每個成員的銷售生產力。

注意數據走向能協助您更快做出決策，因為您早就握有相關資料，充分想過可能面臨的難題以及解決之道。

三、安排交易追蹤活動的時程

身為銷售人員，您很有可能同時處理許多不同的任務和優先事項，所以需要排定時程來確保每個任務都穩當進行。

別因為專心處理單一活動就掉進精神時光屋了。若沒有為自己排定時程，限制花在各活動上的時間，您便有可能回頭才發現大把大把的時間都砸進指標和試算表裡，結果仍一無所獲。

您最寶貴的資產就是時間。

假設您排定一小時用LinkedIn開發潛在客戶，那在這一小時之後就趕快移動到下一個活動去，勿拖延。

優先處理您當天希望實現的產出，先決定好自己與團隊期待有什麼樣的銷售結果，然後確認大家準確來說需要完成什麼事情才能順利產出。

四、維持潛在客戶的熱度以加快交易速度

手上的客戶躊躇不前嗎？請將重點聚焦在溫熱的潛在客戶上以加快交易速度。畢竟您早就知道哪些人確實對您的產品有興趣，也許他們只是需要一點推力就能跨出那一步。

維持潛在客戶熱度的最佳作法是與他們建立信任關係，也就是說要吸引他們，而且不只讓他們對產品有興趣，還要對您這個銷售專員有感覺。潛在客戶進入到您的銷售銷售漏斗之後，請交付價值以維持他們的渴求程度。所謂的價值交付可以是一封Email，裡面的連結連到一篇部落格文章，對方可能會覺得幫助很大；又或者是讓他們了解您的產品對其商業目標有多大的潛在助益。

接著讓他們看看您的既有客戶如何推薦您的產品，別忘了在網站的感謝頁面、產品或服務介紹頁面、部落格文章加上分享按鈕，讓大家能更容易分享到社群媒體上。

社群證明是與潛在客戶建立關係的不二法門，再加上您若希望成為超級銷售員，就必須把握機會拿到轉介商機。

也別忘了那些之前被您放進口袋名單的客戶。

年末關心冷淡的潛在客戶，這時候明年的預算正準備拍板，所以可說是最佳時間喚醒他們的記憶。假設目標客戶的業務進行順利，他們年末便可能有時間或資源上的餘裕。

專業建議：年末是個與先前比較不積極的潛在客戶進行高含金量對話的時間，然後將他們加入銷售漏斗。若您與決策者搭上線，鼓勵於1月安排會議，至少也要答應他們會持續關心。

五、評估主動找上門的客戶品質

評估潛在客戶的品質是節省時間的最佳作法之一。花時間並正當地評估潛在客戶品質，代表您的銷售漏斗只會存在真正對產品有興趣的人。

評估潛在客戶的品質時，請倒回至流程開端，他們與產品的首次互動是怎麼個開始──他們如何找到您的網站或您的連絡資訊？

然後看看他們是怎麼和網站互動的。他們有到過價格頁面嗎？或是直接下載您的免費電子書呢？若某位潛在客戶曾到過價格頁面，那他們顯然比其他碰巧來到網站看銷售漏斗頂端內容的客戶還要有價值。

但也別花太多時間嘗試解讀潛在客戶在您網站上的動靜，直接和他們談話即可。判斷對方是否為高品質潛在客戶的最佳做法，是事前準備一份簡單問題清單，邊對談邊勾選：

• 需求：對方是否需要您的產品或服務？您的產品能夠解決對方什麼問題嗎？
• 預算：對方是否有足夠的預算分配給採購使用，例如採購您的服務？
• 職權：對方在公司內是否有購買決策權？他們的影響力如何？他們是您該花時間的對象嗎？
• 適合程度：對方是否和您的競爭對手或其他產品有一腿？另一方面，您覺得對方適合您的公司和產品嗎？
• 時間：時間勝過千言萬語。對方預期多快下決定購買您的產品？有什麼事情可能影響他們下購買決策的時間嗎？

勾選問題清單是評估潛在客戶品質最快的方法，看您是要把他們丟進銷售銷售漏斗，或是貼上冷冰冰潛在客戶的標籤，降低處理他們的順位。

接續跑剩下的銷售流程之前，潛在客戶品質評估絕對是值得投入的銷售活動，除了節省您追逐無望客戶的時間進而提升效率之外，它還會增加您的成交率以及整體銷售績效。

請參考Pipedrive的文章，了解如何打造潛在客戶的品質評估機制，當作您為銷售漏斗帶入優質潛在客戶的指南。

六、騰出時間批量進行陌生通話

快訊：陌生電話在銷售世界還存有一席之地。若您還沒花時間播打陌生電話開發客戶，等於放棄一塊收入大餅。

請確認您每週都有花時間播打陌生電話給精準目標客群，或是「夢想」中的潛在客戶。

陌生電話一直有著絕對會掛點的臭名，但您可以依靠第一印象來打破這點。電話中的前幾秒是成功與否的關鍵，能把對方留在線上越久，代表您越有機會約到會議時間：

坐下來播打陌生電話時，請確定遠離會讓您分心的事物，要心無旁騖就得避免以下事情：

• 收起您的手機，讓它遠離您的視線避免訊息通知分心。
• 關閉所有與手上事務無關的瀏覽器分頁。
• 把自己置於安靜的環境，方便與潛在客戶連絡。

專業建議：與團隊其他成員在辦公室先演練陌生電話。別讓其他人對您放水，銷售電話演練能多難就得多難，如此才能讓銷售專員準備好面對現實世界的凶險難關。

七、Email推廣活動

若您希望將潛在客戶轉換為付費客戶，永遠要想得比他們還要遠。何不持續寄送Email表示您沒有忘記他們呢？不過Email內容別著墨於您的產品或服務，而是要透過價值傳遞來驚訝他們，告訴他們相關的難題資訊（或甚至娛樂他們）。內容可能包含特定議題的白皮書，或是簡單一句祝賀恭喜對方公司達成某個里程碑。

別只邀請對方「來試試看」，這樣很單調無趣，加點有價值的東西到信箱裡去嘛。也別忘了個人化推廣Email，除了您之外還有其他業務千方百計要爭取客戶的注意，所以寄給對方的內容務必要能吸引人。

經過個人化的Email往往擁有更高的開信率。更多時候是這樣：

把對方的名字加到Email內，多花點時間客製化信件內容，這樣會帶給對方特別的價值，改變他們看待您這位銷售人員的方式。這麼做不只會讓他們感覺受重視，還能展現您願意花時間修改Email內容，有助於建議客戶關係。對方不會再覺得自己只是您名單中的無名氏。

記住對方的信箱乃一神聖領域，請抱著虔誠的心看待，對方就會用新商機好好回報您。

八、進行時間管理實驗

時間就是一切，若您的Email推廣和陌生電話都沒有成功，那就在進行的同時嘗試加入實驗的元素。舉例來說，請確認您挑了合適的時間聯絡潛在客戶，這樣您們的對話才有意義。於上午中間和下午中間的時段通話，您會更有機會與客戶約到會議時間：

接著我們來看看Email的部分。

檢視一下過去6個月發送的信件，哪些幫您約到會議，哪些對方甚至連開都沒開過。那些最後有被打開看的信件，很有可能都是在特定時段寄過去的。

專業建議：試試看在週末寄信給潛在客戶。也許他們星期六和星期日的時候收信量較小，但還是會檢查信箱。趁他們毫無防備時出擊可能會有意想不到的收穫喔。

九、培養客戶關係

若您希望在今天的銷售戰場勝出就需要動手培養客戶關係。平均來看，回頭客的花費比起全新客戶還要多出了67%，所以讓他們開心比較有價值。

展現給他們看您的主要目標是幫助他們達標。

先在社群媒體上關心他們作為起點吧，為他們的成功祝賀然後回應他們的貼文，分享他們內容豐富的貼文，寄送您認為能夠幫助他們的產品更新資訊。社群媒體同時也是回應客戶詢問或煩惱的好地方，能夠展現出您用心聆聽並且關心他們遇到的問題。

您的潛在客戶有很大的機會和其他絕大多數人一樣，都患有錯失焦慮症(FOMO)。所以請在向大眾公布新產品、服務或是公司交易前，先讓他們知道來穩定他們的心情。這麼做不只能建立客戶忠誠度，也能夠有效在新產品公布於世之前先醞釀點氛圍。

最後，要持續和他們有Email往來，確保彼此之間的對話不斷。利用CRM建立行銷自動化活動，培養客戶關係，保持聯繫並寄送有價值的Email內容。

十、控管信箱

您的Email信箱可說是整體銷售成功樣貌的縮影。若信箱雜亂無章，您的銷售活動八成也無法倖免。越快接受無法閱讀信箱每一封Email的事實，對您來說好處越多。做好信箱管理的關鍵，是將來自潛在客戶、團隊成員以及現有客戶的信件都標記清楚。

我們來面對現實吧，星期一早上放完假進辦公室，沒有什麼比塞了幾百封Email的信箱還要影響工作，您得花時間過濾垃圾郵件、推銷信件，以及其他銷售員寄來的交易提案。

您必須將重要信件標記為ASAP。市面上有許多CRM能透過標籤追蹤機制，只將您有特別標記的Email連結對CRM的交易。

舉例來說，Pipedrive有以下分類協助您進行信箱瘦身：

• 連結到交易的Email
• 沒有連結到交易的Email
• 未閱讀的Email
• 有夾檔的Email
• 開放或不開放給其他成員檢視的Email
• 特別只寄送給您的Email
• 結合上述特徵的各種排列組合（比方說有夾檔的未讀Email）

專業建議：善用停止訂閱的功能。所有您訂閱的電子報或Email若沒有展現出價值，都必須要馬上停止訂閱。之後您鐵定會感謝我們。

十一、撰寫並持續優化郵件範本

現在您應該會認知到，要成功的話就必須優化Email推廣事務以及信箱管理。同樣的道理也適用在銷售郵件範本上。

好的銷售Email會包含三個小段落，清楚告訴對方下一步該怎麼做。請依循以下的框架撰寫郵件您的範本：

1. 開頭：這是決定這封Email的生死關頭。信件主旨以及開頭幾句話必須要夠吸睛，差別就在於開信以及不開或丟到垃圾桶的差別。
2. 價值交付：您這封Email的重點是什麼？請著墨於價值的部分，說明您如何能夠解決問題。對方為何要在乎您是誰？若他們有清楚、準確的利益，您就會獲得答覆。若非如此，他們大概也懶得聽您說，但也沒關係，這代表對方八成不是值得開始的高品質潛在客戶。
3. 行動呼籲：清楚告訴對方您希望他們怎麼進行下一步。您大概也猜到了，這部分也是成敗的關鍵所在。

以下的範例套用了上述原則：

主旨：快速洽詢

Hi [名字]，

我們知道您很忙，所以長話短說。

我目前和 [公司名稱 ] 這樣的公司合作，幫助他們 [加入主要利益，像是獲得更多註冊]。客戶最欣賞我們的地方是：[主要銷售點，像是平台所有潛在客戶過去6個月都經過品質評估，所以回覆率是業界平均的2到3倍]。

我希望能提供20分鐘的demo給您和同仁們，請問下週二或週三方便嗎？

感謝您閱讀此信，

[您的名字]

手上備有萬無一失的郵件範本庫才能幫您增加銷售漏斗的交易量。為了讓陌生銷售的郵件範本效果更好，您得遵循以下基本原則：

• 這些郵件範本必須針對您的pitch或介紹設計，目標是打動潛在客戶，讓他們和您進行簡報或會議。
• 若您是要接觸關鍵決策者，確保這些郵件範本簡短有力，別浪費大家的時間。
• 列出您的潛在客戶有什麼問題，您準備怎麼解決這些問題，然後簡短展示您和其他競爭對手的解決方案有何差別。清楚表達您的產品憑什麼優於其他人。
• 您必須適時變換Email主旨並將它們個人化，潛在客戶才會知道您有為了他們精心製作，不是大量寄送千篇一律的郵件（雖然真有可能是這樣沒錯！）。
• 別一昧追求炫目的外觀，避免花俏的HTML設計（除了與內容相關的截圖）。您所有的郵件範本只需要文字內容直搗核心。
• Email結尾附上行動呼籲。

撰寫完郵件範本後記得做A/B測試，找出每種狀況下哪些範本效果最好。您可能會發現某個範本適合陌生郵件開發。同樣的測試也請套用至會議後寄給潛在客戶的追蹤郵件範本上。

所有好用的CRM都能夠快速叫出郵件範本，並讓您在信中加入客戶客製化欄位，像是姓名以及銷售漏斗階段。

十二、與團隊溝通

每個銷售團隊都非常忙碌，但別把這當作彼此之間不溝通的藉口。請確實和團隊每位成員充分談話，會議時全心投入，心無旁鶩。無論身處會議室或線上會議，人在心不在都是枉然，重點在於100%專心投入到團隊上，以及公司賦予您們的銷售目標。

若您還沒使用過生產力整合工具，像Slack就可能扮演銷售團隊的關鍵角色：透過Slack，您能夠創建不同的頻道讓大家消息流通，從辦公室行為到發票事務以及您希望專心處理的潛在客戶都可以至頻道主題。

不過也別讓機器人取代了舊美好時代的團隊會議。您還是得每星期和團隊開一次會訂定目標，檢討銷售活動然後規劃所有客戶追蹤活動。

給銷售經理的專業建議：成功是您的銷售專員的動力來源，而他們的行動帶來什麼樣的結果則是您的動力來源。若您在每星期的銷售會議表示出對努力(或乏力)的重視，團隊便更有可能往目標奮力邁進。

十三、計劃管理會議時程

會議佔去了一天內很大一部分的銷售時間，不過喬定會議時間甚至要比會議本身還花時間。您曾經花了多少時間和客戶費心喬定雙方會議時間和地點？

許多CRM都有內建的預約功能，不需使用其他額外的工具。Pipedrive聰明的內建Scheduler就能夠幫您節省時間，簡化預約會議的作業程序。

您可以在儀表板上建立重複進行的會議，比方說您希望每個月或是每一季都和客戶關心近況，這是培養客戶關係的不二法門。

客戶甚至還可以自由選擇會議時區。若他們希望這樣做（比方說正在出差），只需要點擊時區資訊就能夠選擇想要的時區位置。

如何辨識關鍵銷售活動

關鍵銷售活動是您的謀生之道。所謂的關鍵銷售活動會左右您與潛在客戶的對話走向，最終決定對方是否會轉換為付費客戶。

我們這就來看看如何辨識關鍵銷售活動，以及優化它們的背後運作方式。

您的關鍵銷售活動是什麼？

您的關鍵銷售活動是那些能夠直接掌控的活動，這些銷售活動對於您的銷售目標有著極高的正面效益。關鍵銷售活動會啟動其他準備活動以及後續行動，帶領您越來越接近銷售目標。

業界有俗稱的三本柱是您應該要好好關注的。若您希望追求更多成交，就必須要看重這些能夠帶來幫助的銷售活動：

1. 接觸
2. 會議
3. demo

這三本柱形塑了您的關鍵銷售活動。您有多少能力穩定產出這些銷售活動，決定您能夠賺進多少美金、歐元或台幣。

實際例子一探究竟

若您的年度目標是賺進100萬美金，而您的平均銷售金額大約是2萬美金左右，那麼您就需要每個月成交5單。在計算每個月需要成交幾單時，我們用11個月當作執行時間，因為假期、長假以及病假林林總總加起來通常是1個月。不過您當然能夠依照情況調整數字。

假設您有辦法demo產品或服務給80%的潛在客戶(4/5的潛在客戶同意demo)，那麼第二個該注意的數字，就是每個月與25位潛在客戶開會。

最後，若有1/4的潛在客戶願意和您開會，您該注意的第三個數字是每個月聯絡100位潛在客戶。

每個月5位潛在客戶 ÷ ¼ demo比例 = 每個月20場demo
每個月20場demo ÷ ⅘ demo與會議的比例= 每個月25場會議
每個月25場會議 ÷ ¼ 通話與會議的比例 = 每個月100通電話

以關鍵銷售活動為中心規劃每週行程

我們把基數除以四以取得每週關鍵銷售活動如下：聯絡到25位潛在客戶、進行了7場初步會議、進行了5場demo。這些便是您每週的核心，其他活動像是撰寫提案書、寄送Email等等都應該和時間一齊繞著核心規劃。

關鍵銷售活動排進時程看起來如下：

優化銷售活動是高績效的關鍵

成為超級銷售員的關鍵不在於埋頭苦幹，而是用腦袋工作。每間公司的銷售專員所擁有的時間都和您一樣，所以您必須想辦法將時間利用最大化，轉換為優良的顧客體驗。

優化Email推廣流程、播打有效的陌生開發電話，以及節省預約會議的時間看起來微不足道，不過累積起來可是相當可觀的。

專注在銷售活動上，每個銷售活動都謹守追蹤計畫，您不只會在銷售漏斗方面看出變化，公司的淨利潤狀況也會跟著改善。如果有興趣的話，不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期，或許日後還有機會為您的公司撰寫成功案例！