新創公司也需要CRM嗎？

一、CRM是什麼?

CRM是客戶關係管理的簡稱，可以拆解成兩個各自成立又緊密相連的部分：

• 方法
• 工具

首先，客戶關係管理綜覽了全公司所有關係。它連結了您與工作相關人員的所有接觸點，受惠的包含那些依賴關係建立、培養的部門──行銷、銷售、客服、招募以及公共部門。

其次是CRM工具，持續追蹤上述關係交流的中心。少了它，您會更容易疏於關心潛在客戶，而讓他們從積極轉為冷淡，或甚至忘了進行電話銷售，那可是成交的要素。
給新創公司的CRM──儘管許多CRM能造福所有規模的公司──將會幫助您快速診斷銷售流程的健康狀態，並會讓大家的資訊同步，無論是公司創辦人、投資者、主管、銷售人員、行銷人員或是產品研發。

若您正在經營新創公司，CRM會利益良多，彷彿它就像您的同事一般：讓您持續與美日活動同步更新、幫您記住重要的客戶資訊，並協助您監控、維護流程。

二、CRM能為新創公司帶來的好處

以下羅列出一些新創公司的重要活動：

• 尋找產品的消費者
• 有效管理募資流程
• 提升媒體曝光的機會
• 管理聯絡人和溝通紀錄Manage your contacts and conversations
• 管理合作關係沒有疏漏

所有這些行銷、招募、成長和收益目標都歸結於一項關鍵活動：找到並管理您的產品客戶。而CRM將會使其成真。

以下列出CRM可以如何為您的新創公司增添戰力：

• 趁早建立穩固的客戶關係
• 為成長和規模擴增做好準備
• 知道該專注於什麼而不再分心
• 快速修正方向

讓我們更深入了解上述的好處：

趁早建立穩固的客戶關係

身為新創公司，您已經具備了一項無可否認的優勢，那就是可以和您大部分的潛在、既有客戶進行實際且詳細的對話。您將了解他們的痛點，進而提供解決方案，然後儘早、反覆利用客戶回饋。

當您日後有了上千位客戶，要想繼續實施可說難上加難，因此公司剛起步是您眼下的優勢。
而CRM可以這樣幫助您：

• 組織並將您與每位聯絡人/公司的對話紀錄分類
• 將您的訪談紀錄、電子郵件紀錄和銷售通話紀錄存放在單一位置，不再依賴記事本、Google雲端硬碟和試算表等等
• 提醒您定時和聯絡人接觸

您再也不必擔心遺漏對話紀錄，因為好的CRM能讓您設定提醒功能，提醒您繼續和聯絡人接觸。

為長期的成長彈性做好準備

公司成長，您勢必會擴編銷售團隊。銷售員花更少時間熟悉客戶資料的話，將有更多余裕快速投入實際銷售，與客戶對話。

有了CRM，新進銷售員將馬上取得潛在客戶和既有客戶的過往資料，所以能夠快速理解您的銷售流程，了解客戶在乎什麼，並知道是什麼造就您的產品與眾不同。新進銷售員的上手速度因此而加快，這將有益於公司成長，所以產品能夠觸及更多客戶而無須增添負擔。

知道哪些活動應該優先關注

新創公司的時間總是不夠用，您卻有可能還是看不出分心點在哪。這時候可以利用CRM來了解將時間和精力投注在什麼地方影響最大，避免掉「錦上添花」的工作，更專注於高價值交易，穩固重要的即時金流。

迅速修正方向

您覺得自己所做的每件事都正確，交易卻一再失敗，而且屢屢達不成銷售和營業目標嗎？不要緊張，有了對的CRM，馬上就能直搗問題核心。深入資料之後，您會發現到：

• 在銷售流程的哪個階段流失潛在客戶
• 潛在客戶流失之前說了些什麼？有什麼樣的表現？
• 什麼樣的活動帶來最高和最低的轉換率
• 您已經規劃並執行了多少活動

您將會在成功和失敗的交易間注意到其模式有異，並利用這些洞見去微調銷售活動。

三、CRM帶給新創公司的挑戰

CRM能夠為新創公司做到什麼，您現在已經有了初步認知，卻依舊不確定該不該這樣走下去。

您或許感覺到：

• 公司仍然剛起步而已
• CRM不是把錢花在刀口上
• 習慣目前追蹤銷售工作和對話紀錄的方式

讓我們來看看談及使用CRM，新創公司的共同挑戰是什麼：

1. 現在投資CRM操之過急嗎？我們的新創公司才剛起步而已……

若您手上沒有客戶關係管理的大量需求，CRM的確看起來浪費。您的直覺或許告訴您等到非用不可時再開始導入。不過儘早關注客戶關係管理能夠幫助您領先其他競爭對手。Gartner發現超過2/3的公司是依靠客戶經驗在一決雌雄，因此等到客戶太多才加倍投入客戶體驗，可說為時已晚。

有了CRM您便能追蹤與客戶的每次接觸、痛點、購買紀錄以及交易細節。趁早開始代表您多出數個月甚至數年來量身打造與客戶的對話方式，這樣做將會馬上讓客戶龍心大悅，並在公司規模擴大後持續運行該模式。

2. 我負擔得起CRM嗎？

首先讓我們想看看什麼會影響CRM的價格：

• 使用人數
• 您所需要的功能
• 月費或是年費
• 附加擴充功能

既然您現在的團隊規模還不大，CRM自然不會是筆巨大的開銷。通常新創公司的CRM，每個使用者每個月要價坐落於$15到$50之間。這筆投資相對來說雖然低廉，卻能夠縮短您的銷售週期、增加每筆交易的平均價值，並專司客戶維持。而正確的CRM將會讓這一切成真。

其次，您也需要將新創公司成長後伴隨的成本計算進去。當您的客戶數量增加，員工也雇用越來越多時，CRM就應該支持成長，而非成為累贅。您的CRM不該只看現在，而是要在未來也讓您足以負擔，並提供優秀的投資報酬率。

許多CRM都有為全新用戶提供免費試用，以免您在開始付費後才發現浪費金錢。

3. 但要是我現在的系統運作得很好呢？

您的潛在客戶和客戶細節資料目前安置何處呢？

您或許很自動就用起了試算表整理客戶資料，加上電子郵件標籤來替潛在客戶分類，然後通話筆記散落在不同的應用程式當中。您明明就清楚什麼資料在什麼地方，也能順利拉到新客戶，又有何必要改變呢？

現行的系統或許對您和您的員工都行得通，但請設想以下情境會發生何事：

• 您為了提升銷售而聘請更多業務
• 您給自己放了個長假
• 有員工選擇離職

您若沒有集散地來存放潛在客戶和既有客戶的資料，這些資料可是會隨人員外洩的。但若資料存放於一個指定地點，就不用擔心上述問題，放心成長無風險。

四、如何挑選最適合貴新創的CRM？

該如何知道這個CRM是否適合您的新創公司呢？

您或許會希望功能比其他CRM還要豐富的解決方案，不過最重要的還是功能可以滿足需求。您或許也希望採用專門為新創公司設計和定價的CRM，但日後若公司規模快速擴大，依舊得尋找其他功能更多的CRM。

以下是新創公司尋找CRM所該注意的核心功能。

銷售報告與預測

若新創公司常遇見的高度期望(有時甚至不切實際)讓您倍感壓力，那麼好用的CRM將會扭轉乾坤。有了視覺化的報告，您就能取得即時的狀態總覽，並回答以下問題：

• 公司目前有多少筆進行中的交易？
• 公司階段與階段間的轉換率是多少？
• 公司吸引潛在客戶的狀況如何？

這些數字將會幫助您預測未來銷售、規劃接下來的銷售活動將成效最大化。

自動化

CRM不應該加重您的工作量，而應該要減輕才是。怎麼辦到呢？那就要依靠工作自動化了：

• 產生報表
• 利用郵件範本與客戶跟進
• 為正在工作流程中的交易規劃下一個活動
• 蒐集潛在客戶的公開資料

有了自動化，您便能擺脫瑣碎雜務，將注意力從行政庶務轉到與客戶的銷售對話上，進而帶給新創公司實質助益。

Pipedrive銷售流程內幾乎所有階段都可以進行自動化，一鍵蒐集潛在客戶資料，並藉由AI銷售助手的建議知道接下來該專注於什麼作業，進而提升表現。

客製化

誰是您的客戶？什樣的資料是您追蹤客戶所需要的呢？您的CRM是否讓您能夠調整或是客製化選項以應需求呢？

以下是您可能會希望客製化的元素：

• 銷售流程階段
• 聯絡人資料中的欄位
• 活動種類
• 信件範本
• 網站表單
• 衡量標準

調整以上內容來達到您的新創公司的需求應該要容易又直觀。

您的事業獨一無二，因此CRM客製化對於效能來說至關重要。當您將CRM為銷售週期和需求量身修改後，追蹤每次與客戶的互動將成為習慣。再也沒有交易被遺漏，您的CRM因此能夠搖身一變成潛在客戶、銷售活動的主要集散地。

使用者快速上手

若您雇用了一位業務新人，您會希望把它丟進為期一週的銷售流程教育訓練，或是希望他到職的第一週就投入潛在客戶、既有客戶的資料細節，以及過往的銷售對話紀錄呢？

答案若是後者，您就該確認選中的CRM是否容易上手。新進業務越快開始銷售，整體來說對您的新創公司也越有利，所以請挑款容易上手的CRM吧。

商業資料安全性

您的事業開始線上作業後，就不需要我們費唇舌宣導資料保護的重要性了。因此這邊只是想提醒您，CRM應該要列入資料安全的一部分才是。

一款優良的CRM能讓您：

• 監控誰使用了公司資料
• 管理帳號登入、使用者權限
• 定期備份資料
• 預防資料外洩、收到異常活動通知

您的客戶資料不該淪為事後才來保護。請參考Pipedrive CRM在隱私和安全性方面能提供給您什麼樣的想法。

五、如何導入您的新創公司CRM？

若您無法確定手上的CRM工具與銷售流程契合，恐怕也無法獲得您希望的結果。CRM導入極為重要，但仍有機會因為以下原因以失敗收場：

• 您挑選的CRM無法真正滿足需求(適合新創公司的CRM可能不適合您)
• 您沒有將所有客戶資料匯入新的CRM內
• 少了明確的計畫從現有系統(像是試算表)轉移
• 您的銷售團隊沒有參與CRM挑選，或甚至看不出CRM能帶來的效益在哪裡

以下幾種方法能協助您的新創公司導入CRM工具

與每位銷售員一起擬定計畫

您的CRM不會凌駕於您目前為了銷售產品所做的一切，而是會與您的銷售根柢無縫連結。換句話來說，CRM不會是凌駕於其他工作的外來種，而是您的工作方法。

若您手上有個銷售團隊，那麼與每一位銷售員面談了解他們目前的銷售活動是非常重要的。舉例而言：

• 他們與潛在客戶接觸的方式？
• 他們如何判定潛在客戶的品質？
• 他們一天/一星期內與潛在客戶交換了多少封email？打了幾通電話？
• 他們在銷售流程中最喜歡哪個部分？
• 他們在銷售流程中的哪個部分中感覺最吃力？
• 他們花費最多力氣和時間的工作是什麼？

藉由上述的問題，您便會知道他們怎麼安排每日工作，也會知道哪裡最能讓他們大放異彩、哪裡還需要改進。從這些問題出發，與銷售員一起分析頂尖CRM的選項，看看CRM可以怎麼融入工作日常。鼓勵他們免費試用CRM，請他們把資料輸入所有的CRM選項，並與您分享使用心得。作為結果，他們會：

• 體驗到了快速成交的滋味，也見識到了CRM能夠帶來的長期助益
• 因為自己也有參與決策，所以更積極導入您選的CRM

若您是獨資企業，就自行回答上述的問題吧。當您看見了CRM在未來可以如何融入工作日常後，請決定要試用哪一款CRM工具，為自己體驗快速成交。

制定導入時程

決定了要使用哪一款CRM解決方案之後，請制定出導入時程的關鍵日期。雖然世上沒有通用的時程，您還是可以規劃以下一些關鍵活動，並將它們加入行事曆當中：

• 蒐集您所有的既存資料(從試算表或是其他您存放資料的地方)
• 將這些資料匯入您的新CRM
• CRM客製化，像是工作流程階段、權限規則，以及您正在使用的內容範本
• 與您正在使用的軟體串接

上述階段完成之後，請設定通知提醒您做檢查，回顧CRM的導入進程。

若您是獨資企業或身兼銷售、行銷的一人團隊，記錄下CRM如何帶來助益、還有什麼可以精進。若您手上有支銷售團隊，要讓業務們能夠順暢地提問、給予回饋。

定期確認會讓使用CRM從習慣成為自然。

六、其他適合新創公司的優質軟體

除了給新創公司的CRM工具，市面上還有許多其他軟體選擇。

為了有效達到成長目標，您可以藉由與其他軟體串接或擴充功能，以提升CRM和整個銷售策略。請參考我們以下的推薦。

客戶開發銷售軟體

優質的潛在客戶對於希望拓展忠實客戶基礎的新創公司而言至關重要。不過您該如何確認當前的客戶開發是有效率的呢？請用看看Prospect.io之類的工具，讓陌生信件和潛在客戶探索更加容易。

若您希望將客戶開發自動化，一定會愛上Pipedrive的客製化聊天機器人。這是其中一項LeadBooster的擴充功能，能夠鎖定網站訪客，並幫助您及時回覆來提升他們的參與積極度。

電子郵件行銷自動化銷售軟體

電子郵件行銷自動化幫您將銷售週期與行銷活動結合在一塊，對於已經成交的客戶更是如此。像Mailigen這樣的工具會利用客戶表現去寄送正確的訊息給他們，還能與其他工具合作來幫助您的新創公司，諸如社群媒體、電子商務、部落格等等。

帳單開立和財會事務

您在成交後的收款應該要簡單進行。與其在CRM和帳單工具之間複製貼上資料，您可以將兩個平台結合並簡化整個流程。

對新創和小型公司來說，Xero是加速帳單開立和財會事務的最佳選擇。您還可以在Pipedrive的Marketplace當中串接這兩套軟體。以後就能在Pipedrive依照交易條件開立帳單、追蹤帳單進度，並即時綜覽現金流狀態。

七、Pipedrive如何幫助您的新創公司？

Pipedrive對所有規模的公司而言，都是款適合的CRM來取得客戶、成交，不只限新創公司。

Pipedrive也曾是新創公司，因此在設計這套軟體時，便將新創公司思維加入其中，造就了Pipedrive兼具彈性和結果導向。其背後的核心想法是銷售流程。Pipedrive的創辦人從自身的新創經驗體會到，銷售流程不只對管理銷售、聯絡人有幫助，也能解決其他新創會遇到的問題。

Pipedrive專注於您的銷售流程和銷售活動，讓您知道下一步該怎麼做以推進交易。您將會像雷射一樣鎖定最有機會成交的交易，而且永遠不會忘記跟進。

Pipedrive同時也容易使用，像這樣簡單、直覺的CRM軟體沒有記滿兩百多頁的功能清單，也不需要整整兩天的教育訓練。只需要登入、輸入您的銷售流程階段，然後開始銷售您設計美滿的產品。

搭配一百多種的串接組合，您可以將Pipedrive與這些軟體結合：

• 專案管理軟體
• 行銷工具和平台
• 客服軟體
• 內部溝通工具

您可以將Pipedrive打造成您希望的樣子，並藉此清楚了解自己的新創公司、未來該怎麼走。不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期！

結論

CRM可以幫助您的新創公司起飛，讓您的新客戶滿意，並替未來的成長彈性設下穩固的基礎。所以請不要等到新創規模擴大後才想好好利用CRM，若您從現在趁早開始，將會獲得以下好處：

• 使用CRM將成為您和團隊的習慣，因此所有資料都能被妥善利用
• 您將能夠利用準確的資訊，為產品、招募等事務下決策
• 團隊擴張和新進人員到職的過程將會簡化容易

有了給小型公司的CRM，您將會為自己和團隊建立持久的成功。