從 Excel 到視覺化管理，磐德廚藝的業務轉型之路

PD Kitchen 磐德廚藝專注於高端廚房設計，以優質材料與極簡美學，為每位客戶打造兼具美感與實用性的烹飪空間。從住宅個案到品牌旗艦店，磐德廚藝的每一個專案背後，都需要業務團隊細膩地掌握進度、追蹤客戶需求。

然而在導入 Pipedrive 之前，這一切都仰賴著最傳統的工具——Excel。

 

從 Excel 到 CRM，商機管理更靈活

在加入磐德廚藝之前，業務經理 Allen 曾在前公司使用過 Pipedrive，對這套系統的優點印象深刻。來到磐德廚藝後，他發現公司內部仍以傳統 Excel 表格記錄客戶與案件資料，於是主動向公司提案，希望導入 CRM 系統輔助管理這些案件資料。

Allen 認為，Excel 表格適合紀錄的是靜態資料、而非動態的案件推進歷程，當案件量一多就難以管理。相較之下，CRM 系統能用更聰明的方式歸檔商機資料，還能設定追蹤提醒、行事曆連動功能，這都是 Excel 無法相比的。基於以上原因，PD Kitchen 正式踏上了 CRM 系統的轉型之路。

 

告別繁瑣人工，業務管理清晰又高效

導入 Pipedrive 之後，業務團隊每天都會登入系統、確認商機進度，Allen 認為介面直覺、操作方便，是團隊願意持續使用的關鍵。實際使用下來，具體的成效展現在幾個層面：

• 視覺化看板，案件狀態一秒掌握
  過去用 Excel 管理案件，想知道某個案子進行到哪個階段，往往得依賴樞紐分析表，或是逐一翻閱文字備註才能拼湊出全貌。導入系統後，這個過程被大幅簡化——超時未處理的案件會自動顯示為紅色卡片，業務只需掃過一眼看板，就能立刻判斷哪些案子卡關、需要優先處理。這種「顏色語言」，讓管理不再仰賴記憶或翻找，而是變成一種直覺反應。
• 紅色逾期提醒，工作不漏接
  對於系統自動標示的逾期紅色卡片，Allen 抱持相當正向的態度。他認為，這個提醒機制不是在給業務壓力，而是幫助檢視「今天的工作是否完成」、「有沒有哪個案件忘記更新」。每天進公司的第一件事，就是打開系統查看案件現況，這已經成為 Allen 的固定習慣。
  在團隊管理上，Allen 選擇用「包容」取代強硬要求。他理解業務長時間在外奔波，有時確實無法當天完成系統更新，因此目前的做法是鼓勵團隊每天花 20 分鐘更新案件進度與客戶回饋，讓團隊在不被綁架的前提下，逐漸養成使用系統的習慣。
• 資料集中管理，交接更放心
  由於系統沒有上傳總量的限制，也具備完整的保密機制，業務團隊可以放心將所有客戶資訊集中管理，不必再擔心資料分散在不同的 Excel 檔案或個人電腦裡。透過系統集中管理 email、行事曆與聯絡人資料，業務在交接案件時能更順利、更有效率，管理層則能透過案件進度看板，快速理解所有商機的推進階段。
• 手機隨查隨用，跑業務也安心
  雖然電腦版的操作體驗仍然是最完整的，但 Allen 特別提到手機 App 在業務外出拜訪時的實用性：無論是要臨時查閱過往的溝通紀錄，還是在客戶面前需要快速確認資料，手機版都能派上用場。

 

導入之後，持續優化中的下一步

Pipedrive 系統上線只是第一步，Allen 表示，目前系統的使用深度與廣度，都還有進步空間。

• 數據洞察與報表
  Allen 坦言，他們對報表功能的操作還不太熟悉，雖然目前已將 2026 年 1 月起的案件金額資料補填完成、為後續的報表分析打下基礎，但目前資料量還不足以產出有價值的洞察分析。他希望未來能透過報表清楚掌握每月、每季的業績表現。
• 多張圖片歸檔釋疑
  業務小江在訪談中提出實務上遇到的小狀況：目前系統只能單張上傳工地現場照片，無法在系統內直接建立資料夾、依照類別（如日期）整理檔案。 針對這個問題，顧問建議了兩種變通做法：一是將照片先上傳至 Google Drive，再把資料夾連結貼進系統中；二是將所有照片合併成單一 PDF 檔後再上傳，也能達到集中管理的效果。

這些都是磐德廚藝接下來會持續優化、讓系統使用更加完整的方向。

 

合作感想：一段耐心促成的緣分

談到與田中系統顧問合作的過程，Allen 給出的評價是「很專業、很熱心」。

他特別提到，當初公司雖然有意願導入系統，卻遲遲找不到合適的窗口與時間點推動，是田中系統顧問的 Emma 持續且有耐心地透過電話追蹤，才讓這次的合作最終順利促成。這份堅持與耐心，也讓磐德廚藝從「想做卻遲遲沒有行動」，走到今天業務團隊每天使用系統、逐步建立起數位化管理習慣的階段。

從一份 Excel 表格，到一套能自動提醒、視覺化呈現、隨時隨地查詢的 CRM 系統，PD Kitchen 磐德廚藝的轉型才剛剛起步。接下來，隨著報表功能的完善與團隊使用習慣的養成，這套系統將持續為業務團隊創造更多價值。