告別 4 小時冗長會議！Pipedrive 自動化撐起數倍成長的商機量

「以前業務週會像馬拉松，現在像短跑衝刺。」

走進歐米英泰 (Omni Intelligent) 的辦公室，嶄新、充滿設計感、專業又不失親和是第一印象。作為頂尖的科技服務供應商，歐米英泰專精於網路防護、零信任安全及核心資料保護。但隨著業務擴張，傳統的「Excel 管理學」曾讓團隊陷入嚴重的版本災難與溝通內耗。

本次我們特別採訪歐米英泰的策略長 William 是如何透過 Pipedrive 與田中系統的協助，將複雜的銷售方法論數位化，成功讓無效會議縮時 60%，並在案件量暴增時依然游刃有餘。

 

【課題挑戰】被 Excel 綁架的「版本迷宮」與 5 小時週會

在導入 Pipedrive 之前，歐米英泰與許多企業一樣，依賴 Excel 追蹤商機。但隨著專案複雜度提升，問題接踵而至：

• 資訊不同步的「多胞胎」紀錄
  業務、助理與主管手頭各有一份 Excel，版本永遠對不起來，光是確認「哪一份才是最新的」就耗費大量溝通成本。
• 馬拉松式的週會
  由於系統無法直觀呈現階段，主管必須在週會上「逐條盤問」進度。William 回憶道：「過去每週都要花 4 到 5 小時在 Pipeline review 上，對主管和業務來說都是極大的負擔。」
• 混亂的時序
  人工修改紀錄容易導致時間軸斷裂，難以精準還原商機轉化過程中的關鍵轉折。

 

【關鍵對策】將「BANTCF」方法論內化進系統

為了徹底解決瓶頸，William 將歐米英泰特有的銷售心法「BANTCF」（Budget, Authority, Needs, Timeline, Cost, Forecast）直接轉化為 Pipedrive 的系統欄位。

一、建立團隊的「共同語言」

透過標準化的系統介面，未來公司新進的業務只需 2 小時的培訓即可上手。
William 表示，這確保了全團隊都在同一個邏輯框架下溝通，降低資訊落差、不再各說各話。

二、跨部門的「防呆」與自動化工作流

歐米英泰透過 Pipedrive 的自動化功能，將跨部門協作透明化：

• 即時通知
  當業務將商機拖曳至「POC」階段，PM 會立刻收到通知配置資源；進入報價階段時，主管則自動收到提醒。
• 防呆機制
  針對業務易遺漏的資訊，設定「必填欄位」。例如：議價階段必須填寫合約起訖日，否則無法前進下一步驟，有效確保資料的完整性，杜絕了「資料孤島」。

 

【導入成效】效率翻倍，撐起數倍成長的商機

導入後的轉變令團隊驚豔。最直觀的改變是會議時間縮短了 60% 以上，原本 5 小時的馬拉松會議，現在只需 1 到 2 小時就能精準收尾。

「現在主管打開看板，一眼就能看出哪些案子快成交、哪些卡關，我們只針對重點討論，效率完全不在同一個層次。」

更重要的是，在 Pipedrive 運行的這段期間，歐米英泰迎來了業務爆發期，案件量與業務人力均成長了兩到三倍。得益於清晰的系統架構，團隊非但沒有陷入混亂，反而能輕鬆負荷比以往多出數倍的商機管理。

 

【夥伴價值】田中系統的專業即時救援

談到系統建置過程，William 特別點名感謝田中系統的顧問 Elvin。他指出，顧問不只熟悉工具，更具備強大的邏輯轉化能力。

「即使有時候我們表達得很抽象，但 Elvin 總能精準抓到痛點，並迅速給出解決方案。」William 提到，顧問對於系統路徑與 Template 設定極為熟悉，這種「隨問隨答」的專業度，大幅節省了歐米英泰摸索新工具的隱形成本。

 

【未來展望】AI 驅動的全通路智慧服務

站在既有的自動化基礎上，歐米英泰正計畫將 Pipedrive 與 AI 深度結合。

田中系統也向其展示了「雲端電話 + AI 語音辨識」 的藍圖：未來通話內容將自動轉錄為摘要並同步至 CRM。而歐米英泰也積極開發自家的 AI 客服系統（串接 Line, TG, WhatsApp），期待未來能與 Pipedrive 數據庫串聯，打造出更主動、更智能的頂級客戶體驗。