自動化流程及智慧文件功能，打造跨國等級的專業服務體驗

 

建立高效業務管理模式，實現委託量與品質的雙重提升

以信知識產權有限公司（TMCR Intellectual Property Limited）是一家專門提供商標與專利申請服務的專業機構。面對知識產權申請長達半年至九個月的漫長作業期，如何有效追蹤客戶案件進度並提升整體內外部協作效率，是企業成長的關鍵。

透過田中系統顧問協助導入 Pipedrive，以信知識產權成功打破了傳統 Excel 管理的瓶頸，實現了從商機跟進到結案自動化的數位轉型。

 

【面臨課題】Excel 管理混亂與資訊碎片化

在導入 Pipedrive 之前，以信知識產權主要依靠 Excel 進行商機管理。然而，隨著業務增長，這種方式面臨了三大挑戰：

• 資訊查找困難
  面對客戶詢問，業務需翻找複雜的表格才能確認進度，效率低下。
• 文件格式不一
  業務與後台系統分離，缺乏統一的文件模板，導致每位業務產出的文件規格不盡相同，影響品牌專業形象。
• 案件追蹤遺漏
  缺乏系統化的提醒與紀錄，長達數月的申請週期容易導致跟進中斷。

 

【解決方案】以 Pipedrive 打造標準化銷售流程

針對上述痛點，以信知識產權決定導入 Pipedrive，並善用其核心功能重新梳理作業流程：

• 智慧文件和電子簽核（Smart Docs & Signature）
  這是團隊最常使用的功能。透過預設的專業模板，確保所有文件規格統一，避免手打出錯，大幅提升專業感。
• 自動化流程
  結案後所有的文件能一次性完成上傳與備份，取代過往手動在不同空間儲存檔案的瑣碎作業。
• 數據儀錶板與預測（FCST）
  管理者能清晰掌握年度業績、團隊成員業績數字表現，並透過可視化圖表做出精準決策。

 

【轉型過程】從陣痛到高效的跨越

任何系統的導入都伴隨著挑戰。以信知識產權在初期也遇到了業務人員不習慣新系統、整理舊資料過程痛苦等困難。然而，在老闆的堅持與田中系統顧問的專業引導下，團隊順利度過磨合期。

「田中系統顧問展現相當專業的顧問力，陪伴著我們一起走過資料導入前，最痛苦的資料清洗流程。」受訪者以信知識產權的負責人Tatrina提到，有了預設好的模板與優化過的流程，讓系統用起來變得非常方便，對身為管理者的她而言，更是明顯有感受到管理效率的大幅提升。

 

【實質成果】具體數字見證數位轉型成效

導入 Pipedrive 後，以信知識產權在業務表現上取得了顯著的突破：

• 業務容納量提升10%以上
  導入自動化的系統管理，業務主管以及業務在日常作業上節省了彙整業績匯報的時間，更有助於業務將時間花在客戶的委託案件與跟進更多案量上，業務工作容納量至少提升10%以上，有效助攻業績成長。
• 活動/進度管理 效率大幅提升
  透過Pipedrive高效的跟單管理，讓業務對於耗費時程較長的專利申請流程追蹤有系統化的管理，跟進進度更有效率。
• 溝通成本大幅降低
  業務不再需要翻閱 Excel，所有資訊與對話紀錄一目了然，體感效率大幅提升。
• 品牌專業度升級
  透過標準化的 Smart Docs 與自動化工具，給予客戶更專業的服務體驗。

 

【未來展望】持續邁向自動化與數位化

目前，以信知識產權已建立起結合網站與 Pipedrive 的自動化平台，客戶可直接在網上搜尋、選擇資料並申請服務，大幅簡化了代理申請流程。未來，公司將持續探索更多自動化可能性，讓團隊能在穩定的系統架構下，提供更優質的知識產權代理服務。

 

關於以信知識產權有限公司 (TMCR Intellectual Property Limited)
專業代理商標與專利申請，致力於為客戶提供最精準、高效的知識產權保護方案。

關於田中系統顧問 (TS Consultancy)
Pipedrive 認證的台灣第一家尊爵經銷商。透過CRM 顧問導入服務，我們協助企業打造一套能真正運作的架構，依據組織與現場的實際狀況，設計運作架構、資訊管理與 AI 運用方式，幫助組織全面釋放潛能。